בכל פעם שארגון חווה הצלחה או כישלון, עולה השאלה: האם למדנו משהו? תחקור זה לא רק סקירה מהירה של מה שקרה. זהו תהליך קריטי המאפשר לכל ארגון, גדול כקטן, לצמוח ולהשתפר באופן מתמיד. אבל כדי שהתחקור יהיה באמת יעיל ויניב את השיפורים המיוחלים, הוא חייב להתבצע בצורה מקצועית, מדויקת וממוקדת.
תהליך למידה ותחקור נכון, לא מסתיים בשאלה "למה זה קרה?" אלא צולל לעומק. הוא מבקש להבין את הסיבות המורכבות, לזהות דפוסים חוזרים, ולייצר פעולות לשיפור. מנהלים רבים מפספסים את המהות האמיתית של תחקור מקצועי ומסתפקים בניתוח שטחי. זה מונע מהם למצות את הפוטנציאל האמיתי של הארגון שלהם. אז איך אפשר לעשות את זה נכון? במאמר זה נצלול לקריטריונים המרכזיים של תהליך תחקור אפקטיבי, ונראה איך הוא יכול להפוך לכלי מפתח בניהול וצמיחה ארגונית.
1. אובייקטיביות וניטרליות: לראות את התמונה המלאה
הצעד הראשון שיש לעשות על מנת לייצר מצג אובייקטיבי ונטרלי הוא להימנע מהטיות אישיות. אנשים נוטים לפרש את המציאות בהתאם לעמדות שלהם, ולכן חשוב להניח את הדעות הקדומות בצד ולהתמקד בעובדות. תחקור טוב חייב להיות מבוסס על נתונים מדויקים ולא על תחושות בטן. מומלץ לשלב נתונים מדידים ואובייקטיביים בתהליך, כדי להימנע מפרשנויות שגויות.
בנוסף, יש לשלב מגוון רחב של דעות בהליך התחקור. ייצוג של גורמים שונים בארגון, כל אחד מזווית אחרת, יאפשר ראייה הוליסטית יותר של המצב תוך ניסיון להבין את התמונה המלאה ויימנע הסתכלות חד צדדית.
טיפ פרקטי:
ניתן להשתמש בשיטת 'ניתוח קבוצות מיקוד' (Focus Groups). בשיטה זו דוגמים גורמים מרמות שונות בארגון המשתפים מזווית הראייה שלהם וכך יוצרים תמונה רחבה יותר.
כלי נוסף הוא 'ניתוח אירועים מובנים' (Structured Event Analysis), בו כל פעולה מתועדת ומוערכת בפרמטרים אובייקטיביים.
2. עומק הניתוח: חפירה לעומק
אחד המכשולים הנפוצים בתהליך הפקת לקחים הוא הניתוח השטחי, המתמקד אך ורק בתוצאה הסופית. כדי להגיע לתובנות המייצרות ערך אמיתי, יש צורך ב'ניתוח סיבות שורש', כלומר בירור המבוסס על ירידה לעומק העניין בפריזמה רחבה הכוללת את כלל האירועים והגורמים המעורבים שהובילו לכשל או הצלחה. רק כאשר מנתחים את התהליך השלם, ניתן לזהות דפוסים עמוקים יותר שמניעים התנהגויות ופעולות.
במילים אחרות כאשר חופרים לעומק מצליחים להגיע לשורש האמיתי וממילא גם תהליך הפקת הלקחים וההמלצות ברור ומדויק יותר.
מוזמנים לקרוא את המאמר שלי בעניין: איך מאתרים את סיבות השורש לבעיה? בו סקרתי מספר שיטות וכלים לניתוח סיבות שורש כולל טיפים פרקטיים – הנה הקישור.
3. רלוונטיות: תחקור שמחובר למציאות
תחקור מוצלח הוא כזה המביא תועלת ממשית לארגון. לעיתים תחקור יכול לסטות ולגעת בנושאים שאינם קשורים ישירות למטרות המרכזיות וככל הנראה פחות מעניינות אותנו כרגע. צריך לוודא שהלקחים המופקים רלוונטיים למטרות הארגון. כמו כן לקחים צריכים להיות 'יישומיים' כך שניתן ליישם אותם בפרקטיקה היומיומית. כאשר מפיקים לקחים שאינם רלוונטיים ויישומיים, התהליך הופך לחסר תועלת.
תהליך הפקת לקחים זוהי אומנות. כתבתי מדריך פרקטי להפקת לקחים אפקטיבית – הנה הקישור.
4. שיתוף פעולה ותקשורת: יצירת תרבות של למידה
כמו שאמרנו, תהליך הפקת הלקחים חייב להיות תהליך שיתופי על מנת לקבל את התמונה הרחבה ביותר. יתרה מזאת כאשר משתפים את מירב הגורמים הרלוונטיים מהדרגים השונים, אנו מייצרים תרבות ארגונית של תקשורת פתוחה ואווירה תומכת. תנאים אלו הכרחיים על מנת לקבל שיתוף פעולה מלא מהגורמים השונים בארגון וכך ליצור תהליך תחקור מוצלח ואפקטיבי.
כיצד להטמיע תרבות ארגונית כזו בארגון שלכם, כתבתי בהרחבה במאמר: תרבות ארגונית של חדשנות ולמידה: כך תעשו זאת נכון! – הנה הקישור.
טיפ פרקטי:
כדי להבטיח שיתוף פעולה מלא, כדאי לשלב סדנאות עבודה (Workshops) שבהן כל המשתתפים חווים תהליך הפקת לקחים משותף. כך ניתן לוודא שכולם מבינים את התהליך ומשתתפים בו ברצון.
5. תיעוד מדויק: המפתח לזיכרון ארגוני
הידע שנצבר בתהליך הפקת לקחים עלול ללכת לאיבוד אם הוא לא מתועד בצורה מסודרת. תיעוד מסודר וברור של כל שלב בתהליך, כולל הממצאים, הלקחים וההמלצות, מבטיח שלא נחזור על אותן טעויות. בנוסף, הוא מאפשר גישה קלה למידע חשוב בעתיד.
ישנן כל מיני מערכות המאפשרות ניהול המידע בארגון בצורה יעילה. לפני רכישה של מערכת חשוב לאפיין בצורה מדוייקת ואובייקטיבית את הצרכים ואופן השימוש שלכם. כך המערכת תתאים לכם ולא אתם תצטרכו להתאים את עצמכם למערכת..
לצערי ארגונים רבים רוכשים מערכות יקרות שלא מתאימות, כי הם לא בצעו תהליך אפיון מקצועי. במקרים כאלו אני נתקל בשני דפוסים:
- לא משתמשים במערכת כפי הצורך ולא מקבלים מענה לניהול הידע הנדרש
- מבצעים 'תהליכי אדפטציה' למערכת וממשיכים לשפוך כספים יקרים
מומלץ לקבל ליווי מקצועי כדי לאפיין ולהטמיע את המערכות בצורה האופטימלית.
בהזדמנות זו אני שב ומזכיר את החשיבות של זיהוי נקודות כשל ופערים בארגון. זה גורם לכאבים עצומים ויקרים לארגון. על הדרך לזהות אותם ולטפל כתבתי בהרחבה במאמר: לגלות את מה שנסתר – איך לזהות פערים ולבנות ארגון חזק ועמיד? – הנה הקישור.
6. מעקב ויישום: לקחת את הלקחים צעד קדימה
תחקור לא מסתיים בתובנות על מה שהיה. השלב הקריטי ביותר הוא יישום הלקחים הלכה למעשה. לכן, יש להגדיר תכנית פעולה ברורה שתניע את הארגון קדימה על בסיס המסקנות שהוסקו, ולהטמיע אותה לרוחב הארגון.
כחלק מתכנית הפעולה ליישום יש לעקוב אחרי יישום ההמלצות לאורך זמן ולהעריך את ההשפעה שלהן.
בעניין תיעוד ויישום הלקחים וההמלצות כתבתי בהרחבה במאמר: מעקב ויישום: איך לתרגם את הלקחים לפעולות אפקטיביות – הנה הקישור.
טיפ פרקטי:
הגדירו KPI (Key Performance Indicator) לכל לקח שהופק ותוכנית פעולה יישומית. עקבו אחרי הביצועים והשפעתם על התוצאות העסקיות של הארגון.
